9 sencillos pasos para la implementación de un sistema de costos

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No existe una receta única que explicite de qué forma se debe realizar un proceso de implementación de un sistema para el análisis de costos en una organización. En el siguiente trabajo proponemos un camino (sencillo) para hacerlo en una empresa del tipo Pyme.

 

Asumiremos que se trata de una empresa ya existente, es decir que los productos, procesos productivos y canales de ventas y distribución son preexistentes, por lo tanto no nos encontramos en el set-up inicial de ninguno de los procesos.

 

 
1- En primera instancia es de suma importancia conocer el negocio (características del producto y/o servicio, procesos de producción y/o prestación, conocer mercado en donde opera incluidos los canales de venta y distribución).

2- Relevar los circuitos de información existentes: con qué información se cuenta actualmente, quiénes la producen, quiénes son sus destinatarios, si se calculan costos, existencia de presupuestos, etc.

3-  Confeccionar el mapa de los principales procesos que insumen recursos y en donde se vea la vinculación de las actividades entre sí, con los objetivos finales de la organización y con los factores consumidos.

 

4-  Una vez obtenido el mapa con los distintos procesos podremos valorizar cada uno de los recursos a fin de poder obtener los costos de los procesos productivos intermedios hasta llegar a obtener el costo de producción por unidad de fabricación.
De esta manera observaremos cómo contribuye económicamente cada proceso sobre el costo total de producción y por ultimo ver el costo valorizado de   producción de cada producto.

Es importante observar la relación entre los costos y los volúmenes de producción. Aquellos que varíen en forma aproximadamente proporcional a dichos volúmenes, serán costos variables, mientras que los que permanezcan sin cambios serán fijos. Esto es importante para la realización de análisis de punto de equilibrio.

Asimismo el mapa permitirá identificar aquellas actividades no agreguen valor a los productos o servicios de la empresa. Estas actividades deberán ser eliminadas o bien reconvertidas.

5-      Una vez finalizado el trabajo mencionado estamos en condiciones de obtener además de herramientas para la gestión y monitoreo del sector seleccionado, los distintos costos de los productos o servicios que ofrece la empresa, como ser costos de producción, comerciales, financieros, de almacenaje, distribución, etc.

6-      Definir un tablero de comando o de control de gestión, determinando las variables críticas que será necesario obtener para su confección.

7-      Elaboración del sistema presupuestario: presupuesto de ventas, compras, RRHH, otros costos.

8-      Elaboración de normas relacionadas con la producción de información, plan de cuentas, manual de costos, etc.

9-      Teniendo en cuenta distintas variables de cada empresa Pyme como pueden ser el volumen de operaciones, cantidad de productos ofrecidos, cantidad de clientes, cantidad de operaciones de venta, complejidad del proceso productivo etc. deberíamos recomendar el sistema informático apropiado a fin de poder disponer de la información mencionada precedentemente en el menor tiempo posible a fin de lograr una optimización en la utilización de la información de Costos y Gestión.

 

Cr. Mariano Loureiro

Lic. Sebastián Arcucci