Sistemas de costos por procesos y por órdenes

Un sistema de costos es, según Cascarini, una combinación particular de tres aspectos: la concepción de costeo (por absorción o variable), la base de datos a utilizar (histórica o predeterminada) y el mecanismo de costeo (por órdenes o por procesos).

Costos por procesos

Cuando se habla de costos por procesos se hace referencia a procesos de carácter continuo, con producción constante, en contraposición a la producción por lotes específicos.

En general, se trata de procesos de carácter rutinario, en los que no es posible diferenciar los costos específicos de una determinada unidad de producto, sino que los costos se acumulan durante períodos determinados, al final de los cuales son asignados a los productos finales, lo cual se traduce en una pérdida en el nivel de precisión de la direccionalidad, como menciona Cartier.

Se fabrica para almacenamiento y posterior venta. En general, se trata de productos de consumo masivo, no resultando significativo diferenciar cada cliente en particular.

Por lo dicho anteriormente, se concluye que la oferta se anticipa a la demanda.

Muy rara vez encontramos un único proceso. Normalmente encontramos sistemas complejos de producción, que pueden subdividirse en subprocesos.
Cascarini divide estos procesos complejos en dos tipos:

a) Procesos de secuencia simple o directa, en cadena, con diferentes etapas sucesivas, en cada una de las cuales se ejecuta una parte del proceso total.
b) Procesos de secuencia combinada o selectiva, en los que un determinado sector realiza tareas que pueden corresponder a más de una línea de producción; o bien en los que un subproducto de una línea constituye el insumo de una línea nueva.

En el análisis de costos por procesos el centro de proceso forma una unidad de análisis. Para que esto suceda, debe poder identificarse un responsable del mismo, que es quien debe responder por los costos incurridos en dicho centro.

Costos por órdenes

En este caso, si bien, lógicamente, se trata de “procesos” de fabricación (por lo cual la terminología utilizada puede llevar a confusión), la característica predominante es que la producción se realiza en base a órdenes específicas de producción, que surgen de la demanda de los clientes.

Cada orden tienen una identificación precisa, y más allá de que puedan fabricarse productos similares para diferentes órdenes, los costos son asignados de manera específica a cada una de ellas.

No se almacenan productos, y la demanda es la que condiciona a la oferta.

Se determinan costos por cada lote u orden de producción.

Cartier señala que esta modalidad de acumulación "perfecciona la direccionalidad de los costos al vincular unívocamente la cantidad consumida de cada factor con la unidad (o conjunto de unidades) que se beneficia con tal empleo".

En función de la complejidad organizativa, puede requerirse la apertura de centros de costos, de forma similar al costeo por procesos, pero siempre teniendo como unidad final de análisis a la orden.

Las órdenes pueden ejecutarse en un plazo breve o bien corresponder a procesos productivos que impliquen un tiempo prolongado de realización.

Casos especiales

En muchas empresas encontramos una combinación de ambas modalidades. Es decir, se tienen procesos continuos de elaboración de elementos que luego se acumulan en órdenes de producción de manera específica.

En otros casos, una misma puede producir en una línea un producto en serie y en otra línea otro producto por órdenes específicas.

También (y esto es observado cada vez más frecuentemente), se da el caso de empresas que organizan su producción en procesos continuos, pero desde un punto de vista comercial distinguen los pedidos de cada cliente. Esto se da principalmente en organizaciones cuyos clientes no son consumidores finales sino otras empresas.

Los costos por procesos y por órdenes en empresas de servicio

Se ha hecho especial hincapié en procesos de fabricación. Ahora bien, ¿qué ocurre en las empresas de servicio? Como se ha dicho en notas anteriores (verhttp://mundocostos.blogspot.com.ar/2012/10/analisis-de-costos-en-empresas-de.html), estas empresas abarcan una variada gama de actividades, muy diferentes entre sí. Sin embargo, es posible distinguir algunas características comunes, como ser:

· La producción no es almacenable

· La demanda se anticipa a la oferta

· El cliente participa del proceso productivo

Estas características nos hacen pensar que estamos frente a costos acumulables por lotes u órdenes específicas de producción. Esto puede ser cierto para la mayoría de los casos; sin embargo en la práctica se observa la necesidad de combinar ambas metodologías.

Por ejemplo, una empresa de limpieza, que tiene diferentes clientes (empresas de distinta naturaleza), y asigna sus costos según estos clientes. Como el servicio, de todas formas, se ejecuta de manera continua mientras esté vigente el contrato, se establecerán cortes periódicos (como si se tratara de una organización por procesos continuos) a los efectos del análisis del negocio.

En el caso de un hospital, organización de una gran complejidad en cuanto a sus procesos productivos, se establece a cada paciente hospitalizado como una “orden”, debiéndose acumular los costos de manera diferenciada para cada uno de ellos. Esto es así porque lo que cada paciente requiere es una respuesta frente a una patología determinada. Esta solución o respuesta, es única para cada paciente, y va a estar formada por un conjunto de procedimientos médicos (intervenciones quirúrgicas, consultas, análisis, estudios varios, etc.). Ahora bien, a los efectos de la determinación de los costos unitarios de cada uno de estos procedimientos, deberíamos considerarlos como formando parte de “procesos continuos”. Por ejemplo, un determinado estudio de laboratorio tendrá como costo el que resulte de relacionar los costos de producción de un período dado con el n° de análisis efectuados, sin distinguir individualmente a cada paciente.

De esta forma, el costo de cada internación va a ser una única combinación de procedimientos médicos, cuyos costos individuales han sido determinados como promedio de los costos incurridos en un período determinado.