Gestión de costos en ONG: Análisis de caso

 

La gestión de una ONG requiere de los mismos conceptos que cualquier otro tipo de organización, mas allá de que su objeto social no sea la obtención de lucro por parte de quienes la constituyen. En este trabajo presentamos un análisis de una pequeña asociación civil (un centro de jubilados) que, frente a una difícil situación económico-financiera, requirió del auxilio profesional.

En esta primera nota examinaremos la descripción del ente, su problemática y el planteo preliminar de la solución brindada.


 

Resumen

 

El principal objetivo del trabajo consiste en la demostración a los integrantes de la Comisión, en especial al Presidente y Vice de la Agrupación, de la necesidad de introducir elementos básicos de gestión para la supervivencia de la misma; ya que ver a la Agrupación como un ente monolítico que acumula gastos y recursos (una especie de costeo completo, salvando las distancias de concepto y aplicación), sin combinar otras herramientas, no les permite saber que recursos y gastos son habituales y cuales tienen carácter de excepcional; como así también, no poder detectar sus ineficiencias por la falta de gestión de sus procesos internos.


 

Introducción


 

Descripción de la Agrupación - Breve Reseña Histórica

 

La Agrupación tiene como objetivo principal realizar o fomentar algún tipo de actividad que tiende al bien común. El objetivo primordial de las personas que conforman esta Asociación, no es el de obtener ganancias económicas, ya que se trata de una "Entidad Civil sin fines de lucro" y sin fines políticos.

La constitución de la misma permite que un grupo de individuos se junte con la intención de desarrollar alguna actividad que tienda al bien común, y posibilitan que se establezcan por escrito las reglas de funcionamiento, los roles y las responsabilidades de los integrantes de la asociación.

 

En la faz netamente económica y financiera, la principal ventaja de la Asociación es la posibilidad de manejar una Exención Impositiva, que es una ventaja importante de las Asociaciones Civiles, ya que por su naturaleza jurídica, pueden solicitar exenciones respecto a los siguientes impuestos: IVA, Ganancias e Ingresos Brutos; la Asociación estará exenta de tributar estos impuestos, siempre y cuando los ingresos que perciba la entidad sean destinados al objeto previsto en el estatuto y en ningún caso se distribuyan, directa o indirectamente, entre los socios.

 

Tiene desde sus orígenes los fines de proporcionar actividades recreativas, diagramar paseos, excursiones; viajes de corta y larga distancia, todo esto desarrollado en un ambiente de cordialidad y solidaridad entre los integrantes, quienes gozaran de todos los beneficios sociales posibles promoviendo el desarrollo cultural e intelectual de los mismos

Por su parte la Agrupación, se encuentra capacitada para adquirir bienes inmuebles, muebles y semovientes, como así también, puede enajenar, hipotecar, transferir, locar y donar los mismos, pudiendo celebrar toda clase de actos jurídicos o contratos que tengan relación directa con su objeto o que coadyuven a seguir su normal funcionamiento. Podrá en consecuencia a su vez, operar con los Bancos e Instituciones financieras, Oficiales o Privadas si así lo requirieran para el cumplimiento de sus propósitos fundacionales.  Asimismo, el Patrimonio Social se compone de los bienes que posee en la actualidad y de los que adquiera en lo sucesivo por cualquier título y de los recursos que obtenga por: a) la cuota que abonen los asociados; b) las rentas que produzcan sus bienes; c) las donaciones, herencias, legados y subvenciones que fueren acordadas y cualquier otro medio lícito que la Asamblea de socios determine, d) el edificio sede y los subsidios que reciba, tanto sean de origen privado o estatal., como así también el producido de benéficos de rifas, festivales, almuerzos plenarios y cualquier otra entrada que provenga de un fin licito

 

Solución Propuesta

 

Se trata de proponer la instalación de un sistema de costeo, utilizando la técnica de costeo completo debido a que no se trata de una empresa de producción industrial; la investigación ha requerido del estudio y análisis de los datos brindados por la institución, con el objetivo de lograr un sistema de gestión y costos que le permita a la Asociación, obtener información lo más actualizada posible y que sea oportuna para la toma de decisiones, para poder obtener de esta manera una clara visión y un control de la situación respecto a los objetivos planteados en la Memoria del Balance de cada año; y a su vez lograr un incremento en la participación de todos los responsables (Comisión Directiva y socios en general) de las distintas actividades realizadas por la institución en análisis.


 

Descripción de la Situación Actual


 

Metodología usada en la Actualidad

 

En el caso que estamos presentando, la institución es dirigida y administrada totalmente por la Comisión Directiva, que está compuesta por los siguientes cargos directivos a saber:

 

1 Presidente;  1 Vicepresidente, 1 Secretario, 1 Pro Secretario, 1 Tesorero, 1 Pro Tesorero, 2 Vocales Titulares y 2 Vocales suplentes, y hay asimismo una Comisión Revisora de Cuentas compuesta por 5 Miembros Titulares y 3 Miembros Suplentes.    

El mandato de todos los miembros de la Comisión Directiva y la Comisión Revisora de Cuentas dura 2 años a partir de la fecha en que fueron elegidos por la Asamblea General Ordinaria convocada al efecto, pudiendo ser reelectos por una vez más, los mismos son elegidos por lista completa; voto secreto y mayoría simple. Los socios designados para ocupar los cargos directivos antes citados NO podrán percibir por esta tarea ninguna prestación dineraria (sueldo) como tampoco así, tener algún tipo prebenda o ventaja alguna, con respecto al resto de los integrantes de la Asociación.

 

1Según la observación de campo realizada en la Asociación, generalmente la misma realiza entre 10 a 12 almuerzos a lo largo del año calendario, algunos de características especiales tales como el almuerzo de Aniversario de la Asociación y el relacionado con el Festejo de la Primavera; cursos varios, alquiler del salón social, recaudación de las cuotas sociales, etc., estos fondos provenientes de la actividad son exclusivamente administrados y puestos a disposición de la institución por el Tesorero, a modo de Caja Chica y mediante avisos verbales comunica a la Comisión Directiva en que uso los mismos, además de tener en un cuaderno casi personal, con un registro manual de entradas; lo mismo ocurre con las salidas, el registro diario y cierre mensual de gastos, con los avisos verbales a la Comisión Directiva, pero en el caso de las salidas, las mismas están a su vez, documentadas en un bibliorato a través del archivo por fecha, de las facturas, remitos y presupuestos recibidos.


 

Críticas a la Metodología usada en la Actualidad

 

La Agrupación, no tiene en cuenta la idea de un modelo de Gestión y Costos Integrados, ignora los costos de gestión para el momento de la toma de decisiones estratégicas para institución como a su vez desconoce el concepto de punto de equilibrio de las operaciones (Recursos vs. Gastos), con lo cual pone en riesgo su existencia, por otra parte, tampoco reconoce la elaboración de un presupuesto para sus proyecciones a futuro, (sobreviven debido a la gestión personal del Presidente actual que tuvo cierta experiencia en su carrera laboral ya que ha sido gerente de una sucursal bancaria); ni fomenta la optimización de los recursos, ni reconoce su tipología (ordinarios o extraordinarios).

 

Por otra parte, yo propondría un leve cambio en la estructura actual, tendríamos a la Asamblea de Socios, como el órgano soberano de la asociación, que toma las decisiones y debe esta compuesta por todos los socios que están habilitados que tengan voz y voto; por otra parte estaría la Comisión Directiva que es el órgano que administra la agrupación y es la parte ejecutiva de las decisiones establecidas por la Asamblea de socios y los miembros son elegidos por la Asamblea y proponemos una reducción a 5 miembros titulares y 2 miembros suplentes; por ultimo, establecer la Comisión Revisora de Cuentas, que es el órgano de fiscalización, y que a mi entender debe ser compuesta por 3 miembros titulares y 2 miembros suplentes, para darle mas poder a la Asamblea de socios, y no tener una Comisión Directiva demasiado numerosa, con lo cual se corre el riesgo de tener una concentración de poder, debido a la tarea diaria de administración que deben realizar y la disponibilidad de fondos que t


 

Descripción de la Solución Propuesta

 

Misión, Valores, y Visión de la Agrupación.

 

Según mi punto de vista, la Misión es la razón de ser de la Agrupación, un porque existe, la misma se determina en función de su historia vivida, sus recursos, las habilidades distintivas propias de los socios, y debería establecer con claridad las necesidades que se deben satisfacer con los recursos que tienen en su poder.

 

Debería tender la Agrupación a tratar de incrementar la realización de toda obra social, cultural y educativa inspirada en los principios sociales cristianos, que contribuyan al apoyo psicológico y espiritual para el crecimiento integral de las personas, la consolidación de la familia y el beneficio de la comunidad en su totalidad.

Por su parte, establecer los Valores, que son importantes y basales para la institución, que surgen de sus integrantes, el desarrollo y  proponer el crecimiento continuo de la  Agrupación, su gente y las instituciones que la rodean, a través de todas las actividades creadoras de valor mas allá de los límites de la institución, es decir la propia Agrupación en su relación interna y externa con el mundo.

Surgidos de los Valores establecidos, la Agrupación, estimula la pluralidad de ideas, el hecho de resaltar los valores éticos, humanos y profesionales, además de contribuir al mejoramiento humano de su gente en los aspectos comunitarios.

Y para lograrlo le hemos planteado:

 

  • La realización de encuentros de carácter regional, nacional e internacional con otras Agrupaciones afines.

  • La vinculación con centros de avanzada en estudios de Administración y análisis organizacional.

  • La promoción de la investigación, creación de un ámbito de análisis, diálogo y discusión para  la mejora de las Agrupaciones.

Ello determina que la estructura de la Organización debiera estar integrada con el fin de servir al socio, en resumen, este conjunto de valores, creencias, principios éticos de los miembros de la Agrupación Recreativa, utilizados en forma inconsciente para interpretar los hechos y tomar una decisión, forman parte, de la denominada CULTURA de la Agrupación.

 

En cuanto a la Visión, es ver que quiere ser la Agrupación, la misma puede ser,  o tratar de ser el mejor lugar para la diversión de Jubilados y Pensionados de la zona de Lomas de Zamora.

Para lograr esta Visión, básicamente, debemos considerar al Planeamiento, como punto de partida, siendo el mismo un proceso de toma de decisiones que según varios autores especialistas en estos temas,  debe estar formada por un sistema o conjunto de acciones  dirigidas a lograr ciertos futuros deseados.  Podemos decir que, Planeamiento significa decidir por anticipado que vamos a hacer en el futuro y por lo tanto planificar, constituye la acción de proyectar cursos de acción. Por otra parte, pronosticar es establecer un estado futuro de cosas originadas en la combinación de sucesos históricos con decisiones actuales.  

 

Costos

 

Definimos el término costo, en su sentido mas general, como un esfuerzo; si este concepto se traslada a la vida empresaria, surge la definición económica del costo, como el sacrificio económico necesario para obtener algo, y para ordenar los resultados de las empresas (costos y ganancias), los especialistas de costos elaboran un sistema de información económica sobre los resultados operativos que aporte elementos útiles para la toma de decisiones. Este se conoce como sistema de costos, definido como un conjunto de elementos interrelacionados destinado a brindar información económica, compuesto por tres basamentos centrales que son, técnicas y métodos de costeo, un buen método de procesamiento de datos y un sistema de registro.   Como resumen, podemos inferir que el gran objetivo de la creación del sistema de costos es contar básicamente, con un elemento que permita ordenar la información a efectos de cubrir los objetivos centrales que son colaborar con la correcta toma de decisiones, el control de gestión, reducción de costos y el correcto registro contable.


 

Control Presupuestario

 

En esta etapa, debemos efectuar la comparación entre los datos presupuestados y los reales, para poder visualizar los desvíos, tratando de indicar la naturaliza de los mismos, para poder determinar las responsabilidades y poder medir los distintos desempeños. Teniendo en cuenta que el presupuesto de la organización no es algo aislado que elabora una persona en forma inconexa, ni tampoco debe ser tomado como un simple formalismo, o que solo sea un montón de números elaborados en forma rutinaria y sin prestarle demasiada atención, hecho solo para cumplir y respetar normas que la empresa como tampoco que sea un elemento rígido del que nadie debe apartarse, aunque sea conveniente, por el solo hecho de no ser penalizado por no atenerse a la "tabla de la ley" de la compañía.

Nuestra opinión es totalmente contraria al párrafo anterior, todo presupuesto que se precie de tal, debe ser algo elaborado a conciencia, con la intervención de todas las áreas de la empresa, además de ser impulsado su uso desde lo mas alto de la misma; de esta manera resulta obvio que debe ser una herramienta flexible, que permita realizar cambios permanentes para guardar su valor y su utilidad.

En este contexto organizacional, existen dos alternativas posibles de control presupuestario a saber: el control ex post, que la tarea de control posterior a la ocurrencia de los hechos, este sistema se limita a tomar los datos y procesarlos, sin incidir en el desarrollo de la gestión, solamente mide desempeños de los miembros de la organización, pudiendo solamente hacer correcciones a futuro, ya que el sistema contable mide y cuenta la historia pasada.

Por otra parte, se realiza el control ex ante consiste en evaluar la acción antes de la ejecución y dejar que esta ocurra tal como fue definida solo en la medida en que se mantenga dentro de los parámetros que fueron establecidos a través del presupuesto.

 

Cr. Claudio Milanetti



Bibliografía

 

  1. Un concepto de Planeación de Empresas - Acroff R.L.

  2. Administración de Costos - Hansen y Mowen

  3. Resolución Técnica N° 17 -  de la FACPCE

  4. Gestión y Costos - Jiménez C.

  5. Presupuestos y Gestión - Lavolpe A. - Capasso C. - Smolge A.

  6. Borrador del Informe de Costos de iniciación de Nvos. Negocios - Comisión de Estudios de Costos del CPCECABA.

  7. Costos - Vázquez, J. C.

  8. El Costeo Basado en Actividades - Podmoguilnye, M. G.

 

 

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