CAso de aplicación MICMAC

Aplicación del método MIC-MAC a un caso de determinación de factores críticos de costos

Este caso forma parte del trabajo expuesto por integrantes de mundocostos en el XXXIX Congreso Argentino de Profesores Universitarios de Costos, desarrollado en la ciudad de San Miguel de Tucumán entre el 17 y el 19 de agosto de 2016.

La organización bajo estudio

Se trata de una empresa familiar, una sociedad anónima de capital argentino que pertenece a la industria gráfica y se dedica a la fabricación de envases flexibles. Posee dos plantas industriales en zona sur del gran Buenos Aires, y emplea a 250 personas. De acuerdo al capital invertido, la cantidad de personal empleado y el nivel de facturación anual, estamos hablando de una empresa grande.

Su visión es posicionarse para liderar el mercado de envases flexibles, y su misión fabricar envases flexibles preservando el medio ambiente y cuidando los intereses de sus clientes, empleados, accionistas y la comunidad. Para el logro de estos fines sus estrategias son la innovación permanente, el aseguramiento de la calidad, la rapidez en las entregas y la diversificación de productos en el segmento de envases flexibles.

En este segmento de la industria gráfica existe un reducido número de empresas grandes que en forma conjunta explican el grueso de la facturación, dentro de este grupo se encuentra la empresa estudiada en este trabajo, dos empresas de capitales argentinos y pertenecientes a grupos empresariales, y otra empresa de capitales chilenos. Todas estas participan con el 35% del mercado en 32.800 toneladas anuales. A este grupo lo sigue otro con una participación del 12% del mercado en 11.245 toneladas anuales, compuesto también por cuatro empresas, una de origen familiar con capitales argentinos, y las otras tres pertenecientes a grupos empresariales de capitales chilenos, españoles y estadounidenses. El resto del mercado está compuesto por 31 convertidores más.

El sector se caracteriza por moderadas barreras de entrada, mantenidas por la experticia y la inversión permanente en nuevas tecnologías de impresión y conversión de envases.

El envase flexible está formado por varias láminas de material polimérico sellado, es ligero y hermético. Como su nombre lo indica es flexible, en contraposición a los envases rígidos como por ejemplo los confeccionados en plástico, cartón o cartulina. Muchas de las propiedades de los envases flexibles están relacionadas con los materiales utilizados, y sus proveedores son en gran parte compañías multinacionales que operan desde el exterior y otras de empresas grandes locales.

Los envases flexibles son de importante y difundida aplicación en la industria alimentaria para el envasado de lácteos, verduras, cafés, bebidas, golosinas, chocolates, galletitas, yerbas, harinas, snacks o bocadillos, cereales, mezclas en polvo, refrescos, gelatinas, aceites comestibles, mayonesas, condimentos húmedos y deshidratados, azúcares y

edulcorantes, y una variada gama de aplicaciones más. También, estos envases, tienen una alta participación en el envasado de productos de limpieza y en cosmética. Algunas de las formas finales en las que se presentan estos envases son por ejemplo bobinas, sobres, doy packs, bolsas, mangas o fundas termocontraibles y etiquetas; todas de las más variadas dimensiones y composición de materiales, según las especificaciones de los clientes.

Los factores de costos

El término factor deriva del latín “factus”, quiere decir hacer, y por factores críticos de costos entendemos a todas aquellas acciones, aspectos y características de la organización que derivan de decisiones estratégicas, e incluso sucesos externos a la misma, sobre los cuales se puede o no tener control; todos estos deben llevarse a cabo y atenderse con especial énfasis, dado que son los hacedores del nivel de costos de la organización en particular, manifestados y expresados luego en los típicos rubros de costos más concretos sobre los que se mide el uso de los recursos, como mano de obra, materiales, servicios, etc.

Los sistemas organizacionales son muy complejos y están llenos de fenómenos que difícilmente puedan ser cuantificados, sin embargo, a partir del estudio de los elementos relevantes y de sus interrelaciones podríamos entender mejor su funcionamiento; y para eso la perspectiva que nos ofrece el análisis estructural de los sistemas representaría esta consideración, ya que es un método primeramente cualitativo porque trabaja con apreciaciones subjetivas mediante discusiones del grupo de expertos de la organización, para luego listar a todas aquellas características que en nuestro caso entiendan definen su nivel de costos. Luego se transforma en un método cuantitativo al ponderar la influencia de cada una de esas características sobre la demás, porque lo que mide es la influencia o peso de cada factor de costos sobre cada uno de los otros factores.

Al encontrar aquellas características de mayor influencia y de mayor dependencia del resto (factores críticos), nos daría una pauta para decidir por donde encarar las mejoras de gestión y las políticas de reducción o control de costos, por ejemplo, generando así información para orientarse en cuestiones estratégicas, ya sea por situación presente o por cambios a realizar a futuro.

Enfocando entonces a los factores de costos como elementos constitutivos de un sistema podríamos aplicar la técnica del análisis estructural MICMAC, y en este caso haciendo uso del software específico LIPSOR

Identificación de factores críticos de costos

Herramientas como la tormenta de ideas y el diagrama causa efecto, que se basa en poder mostrar la relación cualitativa e hipotética de los diversos factores que pueden contribuir a un efecto determinado; colabora en la búsqueda de causas aunque no permite descifrar cuales son las principales, pero se recomienda su uso, en esta primera etapa, para listar los factores que los diferentes miembros del grupo de expertos entiendan como influyentes al nivel de costos de la compañía.

A continuación describiremos los factores seleccionados para evaluar la criticidad de los mismos (variables claves para el MICMAC) en la determinación del nivel de costos de la empresa bajo estudio. Pero obviamente para cada organización pueden repetirse algunos, otros no ser considerados y exponer para el análisis otros diferentes.

A su vez, estos factores fueron agrupados en factores estructurales endógenos y exógenos, y factores operacionales endógenos y exógenos. Se describen a continuación:

FACTORES ESTRUCTURALES ENDÓGENOS: condicionan la estructura de costos de la compañía y se corresponden a variables bajo el control de decisiones internas.

Escala - Esc: Se refiere a las capacidades instaladas y los niveles de inversión de una organización, cantidad y tamaño de plantas. Las capacidades de fabricación y distribución son las más sensibles a este factor, así como las inversiones en publicidad, investigación y desarrollo. Ante mayor escala de operación se obtienen economías a nivel de costos unitarios, mejor aprovechamiento de recursos y en consecuencia absorción de costos fijos, menor costo de compra y mejor productividad.

De este factor dependen los costos de financiamiento, arrendamientos, mantenimiento, patentes, seguros y otros.

Tecnología - Tec: Recursos tecnológicos con que cuenta la empresa, por ejemplo maquinas más veloces, flexibles, con menores requerimientos de mantenimiento, con uso de materiales más económicos, nivel de nueva tecnología industrial e informática adquirida.

Complejidad - Cjd: Relacionado con la diversificación de líneas de productos y servicios. Cantidad de piezas por modelos, cantidad de operaciones por tipo de producto, característica y modalidades de despacho y distribución de productos terminados, etc. De este factor dependen los costos de ensamble, inspección, pruebas, logística de entrega, servicios de post venta, entre otros.

Integración vertical - Ive: La integración vertical refiera a la elaboración propia de ciertos insumos y prestación de servicios para la producción. Puede generar menores costos por la mejor utilización de la capacidad instalada, mejor control de la calidad requerida y menor dependencia de proveedores.

Integración horizontal - Iho: Relacionado con la realización propia de servicios o productos complementarios al producto principal de la organización.

Localización - Loc: De este factor depende por ejemplo la legislación laboral o impositiva, condiciones naturales o socioeconómicas del lugar donde se ubican las instalaciones, cercanías a fuentes de abastecimiento y/o mercado objetivo.

FACTORES ESTRUCTURALES EXÓGENOS: condicionan la estructura de costos de la compañía y se corresponden a variables no controlables por la organización, identificadas con sucesos externos propios del ambiente donde esta trabaja.

Legislación - Leg: Normas laborales, tributarias (exenciones, tratamientos impositivos privilegiados, nivel de imposiciones tributarias), normas generales propias de la actividad.

Barreras de salida - Bsa: Impacto económico y específicamente en costos ante la decisión de dejar de elaborar un producto o prestar un servicio; en la capacidad instalada, en las otras líneas de productos o servicios que presta la compañía, etc. No siempre es fácil salir de un determinado mercado.

Barreras de entrada - Ben: Este factor está muy ligado con el nivel de posicionamiento que la empresa tenga en el mercado, generando barreras para la aparición de nuevos competidores.

Demanda - Dem: Características de la demanda en cuanto a su tendencia de fidelizarse con la marca, producto o servicio, posibilidades de ampliación de la demanda en mercado interno y/o externo.

Competencia - Com: La influencia de competencia puede ser muy fuerte, tanto que si la organización no se mantiene a la par puede perder mercado o hasta desaparecer.

Abastecimiento de insumos - Aba: Características del abastecimiento de materias primas e insumos en cuanto a diversidad de proveedores, locales o del exterior, tiempos de aprovisionamiento, flexibilidad de entregas, etc.

FACTORES OPERACIONALES ENDÓGENOS: explican el comportamiento de los costos, son definidos por los procesos ejecutados en la organización y se corresponden a variables bajo el control de decisiones internas.

Organización de la producción - Odp: Abarca la organización de procesos, de información, distribución en planta, movimiento de materiales, tiempos de operación, métodos de trabajo, requerimientos de mano de obra, sistemas de programación y control de operaciones, entre otros. Mediante una organización de la producción eficiente se obtienen menores costos en set ups, desperdicios, re procesos, aprovechamiento de espacios.

Compromiso Organizacional – Cor: Se manifiesta en el nivel de sugerencias o ideas del grupo. Influye en el tiempo de procesamiento y traslados, el nivel de productos defectuosos, de quejas, garantías y reclamos de clientes de la empresa. Es el compromiso del grupo de trabajadores para con la organización, los cuales se comprometen a un mejoramiento continuo.

Experiencia – Exp: La experiencia que la empresa tiene en realizar un determinado producto o servicio y en consecuencia la habilidad para no cometer errores, menores costos operativos, de materiales y mano de obra, calidad distintiva, etc. Influenciado por la cantidad de operaciones repetidas y se manifiesta en los niveles de desempeño de la mano de obra; Relacionada con la curva de aprendizaje.

Cultura Organizacional - Cul: Relacionado con la orientación que la organización adopta hacia la excelencia, la mejora continua y la calidad total. Se sujeta en el nivel de los costos de fallas internas (desperdicios, desechos, producción dañada y reprocesamiento de producción defectuosa) y de fallas externas (garantías, devoluciones y demandas).

Clima laboral - Cli: Relacionado con el compromiso y satisfacción del personal al trabajar en la organización. Esto influye en calidad, servicio, productividad, etc.

FACTORES OPERACIONALES EXÓGENOS: explican el comportamiento de los costos, son definidos por los procesos ejecutados en la organización y se corresponden a variables no controlables identificadas con sucesos externos propios del ambiente donde esta trabaja.

Relaciones con proveedores – Rpr: Buenas relaciones generan características distintivas en la determinación del costo de compra, como por ejemplo bonificaciones por aprovisionamiento a largo plazo, desarrollo conjunto para adaptación de insumos, nivel de créditos, comisiones, descuentos y precios negociados con los mismos así como mecanismos y trabajos de entrega, desembarques y embarques

Relaciones con clientes - Rcl: Buenas relaciones, producto de una atención personalizada y continua en la satisfacción de sus necesidades, generan la fidelidad del cliente con la organización, garantizando un mejor posicionamiento en el mercado para establecer políticas comerciales distintivas, por ejemplo de precios altos pero alta calidad de producto, servicio y atención. De este factor dependen el nivel de acuerdos y tratos no usuales, optimizar negociaciones dentro de la cadena de valor.

Utilización de la capacidad - Uca: Distingue la existencia o no del costo de ociosidad. En caso de existir ociosidades, este factor contrarresta al de la escala. Es el volumen de producción alcanzado.

Análisis de las relaciones entre los factores de costos

Ahora el grupo de expertos comienza a evaluar y ponderar la influencia de cada factor sobre los demás, de acuerdo a lo explicado en la primera parte del presente trabajo.

Esto lo realizamos en el software LIPSOR y obtenemos la siguiente matriz de influencias directas:

Los valores de las filas representan la motricidad o influencias de cada factor de costos sobre el resto de los factores del sistema, y los valores de las columnas representan el grado de dependencia de cada factor del resto del sistema.

En este primer análisis que nos ofrece el software, a través de las relaciones directas, podemos observar que el factor de mayor influencia es la demanda con un total de 41 puntos de ponderación (el 7,82%), y el de mayor dependencia es el de las relaciones con los clientes, con 48 puntos (el 9,16%)

El software nos ofrece ahora la matriz de influencias indirectas (MII) correspondiente a la matriz de influencias directas (MID) por el alto poder de sus iteraciones sucesivas. De esta matriz se obtiene una nueva clasificación de las variables más importantes del sistema. De hecho, se detectan las variables ocultas, a través de la elevación a potencias sucesivas de la matriz original, lo cual es realizado por el software MICMAC. Esta multiplicación permite la interacción de las filas de influencia de cada variable con las columnas de dependencia de todas las demás, con lo cual se produce una retroalimentación entre influencias y dependencias. Luego de una determinada cantidad de multiplicaciones el sistema se vuelve estable (es decir, una nueva elevación de la matriz no cambia la clasificación de las variables); esto generalmente se logra a partir de una multiplicación en el orden de 3, 4 ó 5. En este caso se logró la estabilización en la tercera iteración, elevando a la matriz de influencias directa a la cuarta potencia.

De acuerdo al estudio de las relaciones indirectas que nos facilita el software LIPSOR, la nueva matriz obtenida arroja las nuevas capacidades de influencia y dependencia de cada factor de costos respecto al resto, las cuales mostramos en la siguiente tabla:

Y en las relaciones indirectas, la demanda y las relaciones con los clientes, vuelven a ser los factores de mayor influencia y dependencia respectivamente.

Si bien el método MICMAC y su soporte LIPSOR nos muestran el mapa de influencias directas, donde se representa gráficamente a la matriz de relaciones directas o de impactos cruzados, entendemos para el caso, dada la gran cantidad de interrelaciones existentes entre todos los factores, es más oportuno mostrar y analizar el mapa de relaciones indirectas, para la clasificación de factores de costos y determinar a los críticos por su alto poder de influencia y dependencia que muestran a la vez respecto a todo el sistema de factores definidos.

A continuación el mapa y la clasificación final:

Factores de Costos Críticos o Claves

Organización de la producción: Factor operacional al endógeno. De este dependen por ejemplo los costos de calidad, de mano de obra por los tiempos incurridos de operación, de materia prima por la cantidad de set ups, los costos logísticos por frecuencia y volúmenes a transportar, financiero por niveles de stock, entre otros.
Escala: Factor estructural endógeno. Se manifiesta en los costos crediticios, financieros y de ociosidad.
Tecnología: Factor estructural endógeno. Donde encuentra su expresión más representativa en los costos de materia prima, materiales productivos varios y mano de obra directa
Experiencia: Factor operacional endógeno. En los costos de mano de obra, calidad, materiales, como manifestaciones más destacadas.
Clima laboral: Factor operacional endógeno. Se expresa en los costos de calidad, mano de obra y materiales.
Relaciones con proveedores: Factor operacional exógeno (costos mp, financieros por niveles de stock)

Cabe mencionar en particular que salvo el caso de las relaciones con los proveedores, que es un factor exógeno por depender de decisiones de agentes externos a la compañía (en este caso proveedores), todos los demás son endógenos, es decir variables controlables por la empresa.

Factores de Costos Motrices

Abastecimiento de insumos: Factor estructural exógeno

Demanda: Factor estructural exógeno, el de mayor influencia en este sistema de factores

Competencia: Factor estructural exógeno

Complejidad: Factor estructural endógeno

Factores de Costos Autónomos

Legislación: Factor estructural exógeno, el de menor dependencia en el sistema de factores analizados.

Localización: Factor estructural endógeno, el de menor influencia

Barrera de salida: Factor estructural exógeno

Compromiso organizacional: Factor operacional endógeno

Factores de Costos de Resultado

Barrera de entrada: Factor estructural exógeno

Cultura organizacional: Factor operacional endógeno

Utilización de la capacidad: Factor operacional exógeno

Relaciones con clientes: Factor operacional exógeno. Es el factor de mayor dependencia del sistema.

Factores de Costos Reguladores

Integración horizontal: Factor estructural endógeno; ubicado en las proximidades de las cuatro macro zonas, de allí su denominación de factor regulador o palanca.

Integración vertical: Factor estructural endógeno; las mismas consideraciones que con la integración horizontal.

Conclusiones

El Análisis Estructural de Sistemas y su método MICMAC, como se dijo anteriormente, es una herramienta que estimula la discusión interna y promueve la reflexión conjunta del grupo de personas encargadas de analizar un problema, lo cual intenta reducir las subjetividades de los puntos de vista de cada persona.

Es interesante destacar que forma parte de un conjunto de herramientas de gran valor para la toma de decisiones estratégicas. Entre otras, se pueden citar las siguientes:

Talleres de prospectiva (análisis grupal del proceso prospectivo y estratégico)
MACTOR (valorar las relaciones de fuerza entre actores)
MORPHOL (estudio de futuros posibles a partir de las combinaciones resultantes de la descomposición de un sistema)
SMIC (análisis de impactos cruzados probabilísticos)
Multipol (para el análisis multicriterio)

En cuanto a la aplicación de la metodología descripta en este trabajo, el MICMAC, en el ámbito del análisis de costos para la gestión, consideramos que es especialmente útil para identificar:

Factores causales críticos de costos (como en el caso analizado en el presente trabajo): exponer cuáles son los elementos determinantes del tipo y nivel de costos de una organización.
Elementos claves de un sistema de costos: determinar aquellos factores concretos de la estructura de costos de una empresa que resulta críticos debido a la influencia que ejercen sobre el resto.
Factores críticos de éxito para el diseño de tableros de gestión: en la etapa de diseño de tableros, establecer las variables más importantes a medir
Procesos críticos en organizaciones complejas
Factores críticos en análisis causal de problemas complejos (como complemento a herramientas de problem solving): en organizaciones medianas o grandes, al analizar problemas que involucran a varios sectores, es una herramienta indispensable para lograr armonizar puntos de vista e identificar elementos críticos en el análisis causal.

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